Polityka prywatności i plików cookies

Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego mlabstudio.pl, w tym jego formularzy, funkcji sklepu internetowego oraz narzędzi komunikacyjnych (dalej: „Serwis”). Wyjaśnia również, w jakim celu korzystamy z plików cookies i podobnych technologii oraz w jaki sposób użytkownik może zarządzać swoimi zgodami.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest M-Lab Bartłomiej Miszczuk, NIP: 1251661805 (dalej: „Administrator” lub „M-Lab”).

W sprawach dotyczących prywatności i przetwarzania danych można skontaktować się z Administratorem:

e-mail: biuro@mlabstudio.pl,
telefon: 732 829 243

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Najważniejsze zasady przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z prawem, w sposób rzetelny i przejrzysty, wyłącznie w określonych celach oraz w zakresie niezbędnym do ich realizacji. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do rodzaju danych, sposobu ich przetwarzania i występującego ryzyka.

Zakres danych zależy od sposobu korzystania z Serwisu. Możemy przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, adres, adres e-mail, numer telefonu, dane podane w formularzu lub korespondencji, dane dotyczące zapytania, wyceny, umowy lub zamówienia, informacje rozliczeniowe i status płatności, historię kontaktu, a także dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory internetowe, typ urządzenia i przeglądarki, system operacyjny, adres odwiedzanej podstrony, źródło wejścia oraz data i czas zdarzenia.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

Cel przetwarzania	Zakres danych	Podstawa prawna	Okres przetwarzania
Obsługa formularza kontaktowego, zapytań, wycen oraz korespondencji e-mail, telefonicznej, przez Messenger lub WhatsApp	Dane kontaktowe, treść wiadomości i inne dane podane przez osobę kontaktującą się; w przypadku komunikatorów również identyfikator lub dane profilu widoczne w danej usłudze	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed zawarciem umowy albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze zapytań	Do zakończenia kontaktu lub sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń albo do skutecznego wniesienia sprzeciwu, jeżeli przetwarzanie opiera się na uzasadnionym interesie
Założenie i obsługa konta użytkownika lub klienta	Dane identyfikacyjne, kontaktowe, dane logowania oraz historia aktywności związanej z kontem	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o prowadzenie konta	Przez czas prowadzenia konta, a po jego usunięciu przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
Obsługa zamówienia, płatności, dostawy, reklamacji, odstąpienia od umowy i obsługa posprzedażowa w WooCommerce	Dane identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe, firmowe i rozliczeniowe, zawartość i historia zamówienia, status płatności oraz korespondencja	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne, w szczególności podatkowe i rachunkowe; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – obsługa roszczeń i zabezpieczenie dowodów	Przez czas realizacji i obsługi umowy, następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń
Wystawianie i przechowywanie faktur oraz prowadzenie dokumentacji księgowej	Dane wymagane przepisami podatkowymi i rachunkowymi	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązku prawnego	Przez okres wynikający z obowiązujących przepisów podatkowych i rachunkowych
Wysyłka newslettera i informacji handlowych drogą elektroniczną	Adres e-mail oraz informacje o udzielonej zgodzie; jeżeli system mailingowy mierzy skuteczność wiadomości – również dane o dostarczeniu, otwarciu lub kliknięciu	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; w zakresie marketingu bezpośredniego także zgoda wymagana przez art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej	Do wycofania zgody, rezygnacji z newslettera lub zakończenia jego prowadzenia; dane niezbędne do wykazania zgody mogą być przechowywane do czasu przedawnienia roszczeń lub odpowiedzialności prawnej
Analiza sposobu korzystania z Serwisu oraz tworzenie statystyk przy użyciu Google Analytics	Dane o urządzeniu, przeglądarce, przybliżonej lokalizacji, źródle wizyty i aktywności w Serwisie, identyfikatory internetowe oraz adres IP w zakresie przetwarzanym przez dane narzędzie	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej – zgoda użytkownika na analityczne cookies lub podobne technologie	Do wycofania zgody; następnie zgodnie z ustawieniami retencji zastosowanego narzędzia, przy czym zagregowane i skutecznie zanonimizowane statystyki mogą być przechowywane dłużej
Pomiar skuteczności reklam, remarketing, dopasowywanie odbiorców i prowadzenie kampanii przy użyciu Google Ads oraz Meta Pixel	Dane techniczne, zdarzenia w Serwisie, identyfikatory reklamowe i internetowe oraz informacje o interakcji z reklamą lub stroną; zależnie od konfiguracji również dane o wykonanej konwersji	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej – zgoda użytkownika na marketingowe cookies lub podobne technologie	Do wycofania zgody, a następnie zgodnie z okresami retencji określonymi w ustawieniach i dokumentacji dostawcy; raporty zagregowane mogą być przechowywane dłużej
Zapewnienie działania Serwisu, bezpieczeństwo, diagnostyka błędów, przeciwdziałanie nadużyciom i prowadzenie logów technicznych	Adres IP, data i czas żądania, adres URL, informacje o urządzeniu, przeglądarce, błędzie i zdarzeniu bezpieczeństwa	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu	Przez okres niezbędny do diagnostyki i ochrony Serwisu, zgodny z cyklem retencji kopii zapasowych i logów, a w przypadku incydentu – do zakończenia jego wyjaśniania i upływu okresu dochodzenia roszczeń
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz archiwizacja dowodowa	Dane dotyczące sprawy, umowy, zamówienia, płatności i korespondencji	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora	Do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń lub zakończenia postępowania

4. Skąd pozyskujemy dane

Dane pozyskujemy:

bezpośrednio od użytkownika – np. z formularza, zamówienia, rozmowy, wiadomości, newslettera lub zawartej umowy,
automatycznie podczas korzystania z Serwisu – w zakresie danych technicznych, logów, cookies i podobnych technologii,
od operatorów płatności, firm dostawczych i innych podmiotów uczestniczących w realizacji zamówienia – np. jako potwierdzenie płatności lub doręczenia,
od Meta, gdy użytkownik kontaktuje się z nami przez Facebook, Messenger, Instagram lub WhatsApp albo wchodzi w interakcję z reklamą,
z publicznych rejestrów, jeżeli jest to potrzebne do zawarcia lub realizacji umowy z przedsiębiorcą.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych zadań. Mogą to być w szczególności:

dostawca hostingu, poczty elektronicznej, domeny, kopii zapasowych i usług bezpieczeństwa,
dostawcy oprogramowania i usług IT, w tym WordPress, WooCommerce oraz wykonawcy utrzymujący Serwis,
dostawca systemu newsletterowego lub CRM, jeżeli jest wykorzystywany,
Google Ireland Limited – w związku z Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads i usługami powiązanymi z Merchant Center,
Meta Platforms Ireland Limited – w związku z Meta Pixel, Facebookiem, Instagramem, Messengerem i WhatsAppem,
operatorzy płatności wskazani użytkownikowi podczas składania zamówienia,
firmy kurierskie, pocztowe i podmioty realizujące dostawę,
biuro rachunkowe, doradcy prawni, podatkowi i audytorzy,
uprawnione organy publiczne – gdy obowiązek udostępnienia danych wynika z prawa.

Część odbiorców przetwarza dane na zlecenie Administratora jako podmioty przetwarzające, a część działa jako odrębni administratorzy, w szczególności operatorzy płatności, firmy dostawcze oraz dostawcy usług społecznościowych w zakresie określonym w ich regulaminach i politykach prywatności.

6. Google, Meta i komunikatory

Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads i Merchant Center

Google Tag Manager służy do zarządzania kodami i tagami innych narzędzi. Sam sposób jego użycia zależy od skonfigurowanych tagów. Google Analytics służy do tworzenia statystyk odwiedzin, a Google Ads do pomiaru konwersji, remarketingu i oceny skuteczności kampanii. Merchant Center może być wykorzystywany do prezentowania oferty w usługach Google i do prowadzenia kampanii produktowych. Narzędzia analityczne i reklamowe uruchamiamy w zakresie wymagającym zgody dopiero po wybraniu przez użytkownika odpowiedniej kategorii cookies.

Więcej informacji znajduje się w Polityce prywatności Google oraz w informacjach Google dotyczących korzystania z danych z witryn partnerów.

Meta Pixel, Facebook, Instagram, Messenger i WhatsApp

Meta Pixel może rejestrować zdarzenia związane z odwiedzinami w Serwisie, aby mierzyć skuteczność reklam, tworzyć grupy odbiorców i prowadzić remarketing. W zakresie gromadzenia i przekazywania danych zdarzeń do Meta Administrator i Meta Platforms Ireland Limited mogą działać jako współadministratorzy zgodnie z zasadami Meta. Meta odpowiada następnie za dalsze przetwarzanie danych w swoich usługach.

Serwis może zawierać linki lub przyciski umożliwiające kontakt przez Messenger lub WhatsApp. Jeżeli przycisk jest wyłącznie zwykłym odnośnikiem, przejście do usługi Meta następuje dopiero po kliknięciu. Jeżeli na stronie zostanie osadzona wtyczka komunikatora, jej uruchomienie może wiązać się z przekazaniem do Meta danych technicznych i użyciem funkcjonalnych lub marketingowych technologii – zależnie od konfiguracji i udzielonej zgody. Treść rozmowy oraz dane profilu są przetwarzane również przez Meta na zasadach określonych dla danej usługi.

Więcej informacji znajduje się w Polityce prywatności Meta oraz Polityce plików cookies Meta.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dostawcy tacy jak Google i Meta działają globalnie, dlatego dane mogą być przechowywane lub przetwarzane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie danych odbywa się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, odpowiednio do danego odbiorcy i operacji, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony – jeżeli odbiorca jest objęty właściwym mechanizmem – albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są wymagane.

Informacje o stosowanych przez dostawcę zabezpieczeniach można znaleźć w jego polityce prywatności lub uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
sprostowania lub uzupełnienia danych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych – gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją tej osoby,
wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego,
wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Żądanie dotyczące realizacji praw można wysłać na adres biuro@mlabstudio.pl. Administrator może poprosić o informacje umożliwiające potwierdzenie tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli jest to konieczne do ochrony danych.

Skargę można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne dane kontaktowe organu znajdują się na stronie uodo.gov.pl.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do skorzystania z określonej funkcji. Brak danych wymaganych w formularzu lub procesie zamówienia może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi, przygotowanie oferty, zawarcie albo wykonanie umowy, utworzenie konta, wystawienie faktury lub wysłanie newslettera. Zgoda na analityczne, funkcjonalne albo marketingowe cookies jest dobrowolna i nie jest warunkiem korzystania z podstawowych funkcji Serwisu.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane z narzędzi analitycznych i reklamowych mogą być wykorzystywane do tworzenia grup odbiorców i dopasowywania reklam, co może stanowić profilowanie. Administrator nie podejmuje jednak wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały. Niezależne mechanizmy profilowania mogą stosować Google i Meta zgodnie z własnymi zasadami i ustawieniami użytkownika.

11. Czym są pliki cookies i podobne technologie

Cookies to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika lub odczytywane z niego podczas korzystania ze strony internetowej. Serwis może również używać podobnych technologii, takich jak pamięć lokalna przeglądarki, piksele, znaczniki, skrypty, identyfikatory urządzeń i sygnały wysyłane przez narzędzia analityczne lub reklamowe. W dalszej części określenie „cookies” obejmuje także te podobne technologie, jeśli pełnią zbliżoną funkcję.

Cookies mogą być:

sesyjne – usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki,
trwałe – przechowywane przez określony czas lub do ich wcześniejszego usunięcia,
własne – ustawiane w domenie Serwisu,
zewnętrzne – ustawiane lub odczytywane przez zewnętrznych dostawców.

12. Kategorie cookies używanych w Serwisie

Kategoria	Cel	Czy wymaga zgody?	Przykłady
Niezbędne	Zapewnienie podstawowego działania Serwisu, bezpieczeństwa, zapamiętanie wyboru cookies, obsługa sesji, koszyka, konta i procesu zamówienia	Nie, jeżeli są rzeczywiście konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub transmisji komunikatu	Cookie panelu zgód; cookies sesyjne WordPress; `woocommerce_cart_hash`, `woocommerce_items_in_cart`, `wp_woocommerce_session_*`
Funkcjonalne	Udostępnienie dodatkowych funkcji i zapamiętanie ustawień, np. obsługa osadzonego komunikatora lub innych opcjonalnych elementów	Tak, jeżeli dana funkcja korzysta z przechowywania lub odczytu informacji w urządzeniu i nie jest niezbędna	Opcjonalna wtyczka Messenger lub WhatsApp, ustawienia interfejsu
Analityczne	Pomiar ruchu, źródeł wizyt, zdarzeń i sposobu korzystania z Serwisu w celu jego ulepszania	Tak	Google Analytics, m.in. cookies `_ga` i `_ga_*`
Marketingowe	Pomiar konwersji, remarketing, dopasowywanie reklam, tworzenie grup odbiorców i ocena skuteczności kampanii	Tak	Google Ads i Meta Pixel, m.in. cookies `_gcl_*`, `_fbp` lub `_fbc`, jeżeli są używane w danej konfiguracji

13. Przykładowe okresy działania cookies

Faktycznie zapisane cookies zależą od konfiguracji Serwisu, aktywnych funkcji oraz decyzji użytkownika. Szczegółowa i aktualna lista powinna być dostępna w panelu zarządzania zgodami cookies. Typowe okresy działania wykorzystywanych technologii przedstawiają się następująco:

cookies koszyka WooCommerce woocommerce_cart_hash i woocommerce_items_in_cart – przez sesję,
wp_woocommerce_session_* – co do zasady 2 dni,
cookies zapamiętujące decyzję w panelu zgód – przez okres skonfigurowany w tym panelu, zwykle do 12 miesięcy,
_ga i _ga_* Google Analytics – zgodnie z ustawieniami Google Analytics, standardowo do 2 lat,
_fbp i _fbc Meta – standardowo do 90 dni,
pozostałe cookies Google Ads, Meta i narzędzi dodatkowych – przez okres wskazany w panelu zgód lub dokumentacji danego dostawcy.

Dostawcy mogą aktualizować nazwy, cele i okresy działania swoich technologii. Z tego względu panel zgód powinien być okresowo skanowany i aktualizowany, zwłaszcza po zmianie wtyczek, tagów lub integracji.

14. Podstawa stosowania cookies

Niezbędne cookies są używane w zakresie dozwolonym bez zgody, w szczególności gdy są konieczne do transmisji komunikatu elektronicznego albo dostarczenia funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika. Dane osobowe związane z ich użyciem są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO – zależnie od funkcji.

Funkcjonalne, analityczne i marketingowe cookies oraz podobne technologie, które nie są niezbędne, są uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej zgody na podstawie art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej. Jeżeli informacje pozyskane za ich pomocą stanowią dane osobowe, podstawą ich przetwarzania jest również art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

15. Zarządzanie zgodami i wycofanie zgody

Przy pierwszej wizycie użytkownik może zaakceptować wszystkie opcjonalne cookies, odrzucić je albo wybrać poszczególne kategorie. Brak wyboru lub samo dalsze korzystanie z Serwisu nie oznacza zgody. Do czasu udzielenia zgody opcjonalne narzędzia analityczne, funkcjonalne i marketingowe nie powinny zapisywać ani odczytywać informacji z urządzenia.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić lub wycofać zgodę za pomocą odnośnika „Ustawienia cookies” dostępnego w Serwisie. Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie i nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed wycofaniem.

Cookies można również usuwać i blokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie wszystkich cookies, w tym niezbędnych, może spowodować nieprawidłowe działanie koszyka, logowania, formularzy lub innych funkcji Serwisu. Ustawienia przeglądarki nie zastępują jednak panelu zgód w zakresie, w którym Serwis ma obowiązek uzyskać zgodę przed uruchomieniem opcjonalnej technologii.

16. Newsletter

Zapis na newsletter jest dobrowolny. Wysyłka wiadomości marketingowych odbywa się po uzyskaniu wymaganej zgody. Z newslettera można zrezygnować w dowolnym momencie, korzystając z linku rezygnacji w wiadomości lub pisząc na biuro@mlabstudio.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Jeżeli do wysyłki newslettera używany jest zewnętrzny system mailingowy, jego dostawca przetwarza dane w zakresie niezbędnym do wysyłki, prowadzenia listy odbiorców, obsługi rezygnacji oraz – jeżeli takie funkcje zostały włączone – pomiaru dostarczeń, otwarć i kliknięć. Nazwa aktualnego dostawcy powinna być ujawniona użytkownikowi w formularzu zapisu lub panelu cookies, jeżeli jego technologie działają w Serwisie.

17. Linki do zewnętrznych serwisów

Serwis może zawierać linki do stron i usług zewnętrznych. Po przejściu na taką stronę dane są przetwarzane na zasadach określonych przez jej właściciela. Administrator zachęca do zapoznania się z polityką prywatności każdego zewnętrznego serwisu, w szczególności operatora płatności, firmy kurierskiej, Google, Meta, Facebooka, Instagrama i WhatsAppa.

18. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów, funkcji Serwisu, sposobów przetwarzania danych, dostawców lub używanych narzędzi. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji. Jeżeli zmiana będzie istotnie wpływać na prawa użytkowników, informacja o niej zostanie przekazana w odpowiedni sposób.